Foi iniciada a publicação dos instrumentos de gestão documental destinados às atividades-fim dos órgãos e entidades do Poder Executivo Estadual. As duas primeiras instruções normativas foram publicadas no Diário Oficial do Estado na terça-feira (15/9) e abrangem o Departamento Autônomo de Estradas de Rodagem (Daer) e os órgãos que desempenham diretamente a função Segurança Pública. 

Os instrumentos são compostos pelo Plano de Classificação de Documentos (PCD) e pela Tabela de Temporalidade de Documentos (TTD). O primeiro organiza os documentos de acordo com as funções, subfunções e atividades que deram origem à sua produção. Já a TTD estabelece os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária e define a destinação final da documentação, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente. 

O trabalho é coordenado pelo Arquivo Público do Estado do Rio Grande do Sul (Apers), na condição de órgão gestor do Sistema de Arquivos do Estado (Siarq/RS), em conjunto com os órgãos e entidades responsáveis pelas respectivas atividades finalísticas. Até o momento, foram modificados 16 documentos, dos quais nove já passaram pela análise do Siarq/RS e os demais estão em análise ou em processo de publicação.  

Para Carla Vargas Segatto, diretora do Apers, os instrumentos vão facilitar o acesso às informações pelos órgãos estaduais. “Os instrumentos vão permitir uma gestão mais efetiva dos documentos, inclusive daqueles acumulados ao longo dos anos, indicando o que pode ser eliminado e o que deve ser preservado permanentemente. Com isso, os órgãos também terão mais facilidade para localizar e acessar informações, contribuindo para a eficiência administrativa, a transparência e o acesso à informação”, explica Carla. 

Primeiras normativas 

A Instrução Normativa SPGG 14/2026 aprovou o PCD e a TTD referentes às atividades-fim do Daer. Os instrumentos abrangem a documentação produzida ou acumulada no exercício das competências finalísticas da autarquia e são de observância obrigatória pela entidade. 

A Instrução Normativa SPGG 15/2026 trata dos órgãos do Poder Executivo Estadual que desempenham diretamente a função Segurança Pública. A norma considera nesse conjunto os órgãos que exercem competências ou atividades relacionadas às políticas, ações, serviços ou operações de segurança pública. 

Na prática, os instrumentos fornecem parâmetros comuns para identificar e classificar os documentos, estabelecer por quanto tempo devem permanecer sob guarda e determinar sua destinação. A aplicação também alcança documentos digitalizados e aqueles produzidos originalmente em meio digital. 

Guarda e destinação 

A TTD diferencia os períodos de guarda corrente e intermediária. Na fase corrente, estão os documentos que ainda são consultados com frequência em razão de sua utilização administrativa. Na intermediária, ficam aqueles que já cumpriram sua finalidade inicial, mas precisam ser mantidos para atender obrigações probatórias ou fiscais. Encerrados os prazos previstos, a tabela determina se o documento pode ser eliminado ou deve permanecer sob guarda permanente. 

A eliminação não ocorre automaticamente. O procedimento deve seguir as normas do Siarq/RS e ser realizado pelas unidades administrativas sob orientação, supervisão e acompanhamento do Apers. Os documentos definidos como de guarda permanente, por sua vez, são preservados e podem ser recolhidos ao Arquivo Público após o término dos períodos de guarda previstos.  

Com a publicação das duas primeiras instruções normativas, começa a disponibilização dos instrumentos finalísticos produzidos desde 2025. À medida que os demais processos forem concluídos, os respectivos PCDs e TTDs passarão a orientar a gestão da documentação relacionada às competências específicas de outros órgãos e entidades estaduais.  

_{Texto: Marcelo Bergter/Ascom SPGG  
Edição: Secom}